Executive Assistant

Executive Assistant

Over DP World

DP (Dubai Ports) World, gelegen in de Waaslandhaven, laadt en lost containers van over de hele wereld en vervult op die manier een belangrijke functie als schakel tussen rederijen en het transport via weg, water en spoor. Op onze terminal aan het Deurganckdok in de haven is het bijgevolg een komen en gaan van vrachtwagens, spoorverkeer, binnenschepen en zeereuzen. In de haven van Antwerpen zet DP World hierbij de modernste technologieën, geavanceerde kranen en een uitgebreid straddle carrier-park in. Maar het zijn in de eerste plaats onze medewerkers die het verschil maken dankzij hun efficiëntie, hun zorg voor veiligheid en een goede werksfeer.

"Download PDF"

Jouw profiel

  • Je hebt een Bachelor diploma, idealiter in Office Management, Talen, Secretariaat of gelijkwaardig door ervaring. Je hebt reeds meerdere jaren ervaring in een C-level management ondersteunende functie
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Engels en het Frans, zowel gesproken als geschreven
  • Je beheerst vlot het MS-officepakket
  • Je bent proactief en denkt in oplossingen
  • Je communiceert duidelijk en efficiënt
  • Je bent assertief maar tegelijk diplomatisch en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
  • Je bent stressbestendig en hebt geen moeite met prioriteiten stellen. Last minute wijzigingen brengen je niet van de wijs
  • Je bent een krak in planning en organisatie van A tot Z; van agendabeheer tot het organiseren van zakenreizen
  • Je bent een administratieve duizendpoot; je bereidt meetings voor, maakt presentaties en notuleert met gemak
  • “Ontzorgen”, daar krijg jij energie van
  • De “Can Do” mentaliteit zit ingebakken in je DNA.
  • Je bent een flexibele multi-tasker

Last but not least, kan je je helemaal vinden in onze waarden:

  • Create growth
  • Drive results
  • Adapt & Evolve
  • Make others excel

Jouw taken

  • Je bent de rechterhand en vertrouwenspersoon van de CEO en rapporteert rechtstreeks aan hem
  • Je bent de spil tussen het lokale, regionale en HQ management
  • Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer: je coördineert, plant en beheert de (complexe) agenda van de CEO
  • Je bereidt vergaderingen voor, zowel praktisch als organisatorisch, en zorgt voor de notulen. 
  • Je waakt over de opvolging van de actiepunten
  • Je bereidt presentaties en rapporten voor
  • Je zorgt mee voor een vloeiende samenwerking tussen de verschillende departementen en directieleden
  • Je ondersteunt het departement Communicatie in organisatie/uitvoering van bedrijfsevents
  • Je volgt goedkeuring van facturen op binnen jouw werkterrein
  • Je bent aanspreekpunt voor onze receptiedienst, schoonmaakfirma e.a.

Ons aanbod

  • We nemen je op in onze groeiende, internationale en dynamische organisatie
  • Een werkplek in een state-of-the-art gebouw, midden in het havengebied, met zicht op onze terminal
  • Een fulltime tewerkstelling met flexibele werkuren. Een goede work/life balance  is belangrijk in onze organisatie en gedeeltelijk thuiswerk - in functie van de agenda en/of geplande events/meetings – is dan ook mogelijk
  • Een aantrekkelijk salarispakket met tal van extralegale voordelen (maaltijdcheques , ecocheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, mogelijkheid tot fietslease…)

Belangstelling voor deze functie?

Stuur een e-mail met je CV t.a.v. Marie-Anne Isebaert naar jobs.antw@dpworld.com.